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データ集計やスケジュール管理など幅広い業務で使われている表計算ソフト。そんな表計算ソフトには、作業効率を高めてくれる様々なショートカットキーがあります。
今回は、データ入力の作業効率が上がる、覚えておくと便利なショートカットキーをご紹介します。

▼ コピー&ペースト
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▼ ファイルを保存する
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▼ オートフィルターの設定
▼ 検索タブを表示する

はじめに覚えておきたい基本のショートカットキー

まずは、表計算ソフトだけでなく文書作成ソフト、プレゼンテーションソフトでも使えるショートカットキーを覚えておきましょう。マウスで選択して右クリックしてコピーする動作と比べると、キーボード操作だけでできてしまえばこれだけでも作業効率が格段に上がります。

  • コピー&ペースト
選択した文字やセルをコピー
コピーした文字やセルをペースト(貼り付け)

この二つはセットで覚えておきたいコピー&ペースト(貼り付け)のショートカットキーです。選択した文字やセルをコピーするときは、[Ctrl]+[C]を押します。次に貼り付けするときは、[Ctrl]+[V]を押します。

  • 元に戻す&やり直す
直前の操作を元に戻す
元に戻した操作をやり直す

入力ミスをした時に役立つショートカットキーです。1つ前の作業の状態に戻すには、[Ctrl]+[Z]を押します。また、取り消した操作をやり直すには、[Ctrl]+[Y]を押します。

  • ファイルを保存する
ファイルを上書き保存する

突然のエラーや予期せぬアクシデントで作業していたデータが消えてしまった経験はありませんか?作業を無駄にしないためにもこまめにバックアップをとっておくと安心です。すでにファイル名がついている場合は、[Ctrl]+[S]を押すと上書き保存されます。また、[F12]を押すとダイアログが表示されて「名前を付けて保存する」ことができます。

データ量の多い表計算ソフトの作業を快適にするショートカットキー

WPS Spreadsheets(スプレッドシート)、Excel(エクセル)といった表計算ソフトを用いたデータ入力には、ショートカットキーを活用するだけで作業を効率化できます。

  • アクティブセルを移動する
文字が入力されているセルを移動する

大量のデータを目の前にしたとき、最後の行に移動するにはマウスでスクロールするのは時間がかかって大変ですよね。そんな時は、一瞬で最後の行に移動することができるショートカットキーが便利です。[Ctrl]+[↓]で文字が入力されている一番下のセルに移動します。[Ctrl]+ 方向キー(矢印)で上下左右にセル移動ができます。

  • アクティブセルを範囲選択する
連続データごと範囲選択できる

1つのセルではなく、連続したセルを選択したいときにはこのショートカットキーを使いましょう。[Ctrl]+[Shift]+ 方向キー(矢印)で範囲選択できます。たとえば、[Ctrl]+[Shift]+[↓]でカーソルを合わせていたセルから文字が入力されている一番下のセル(アクティブセル)までのセルがすべて選択されます。

  • オートフィルターの設定
フィルターの追加/削除を切り替える

表計算ソフトでよく使われている機能のひとつがフィルター設定です。必要なデータを一瞬で表示することができるので、集計レポートやデータ分析をするときに欠かせません。マウスを使わずにフィルター設定するには、フィルターをかけたいセルの範囲を指定してから[Ctrl]+[Shift]+[L]を押します。

検索と置換ダイアログボックスを表示する

最後にご紹介するのは、検索ダイアログボックスを表示するショートカットキーです。検索機能を使えば、特定の単語(キーワード)や文章(テキスト)が挿入されているセルを素早く探し出すことができます。[Ctrl]+[F]を押すと、「検索と置換」ダイアログボックスの「検索」タブが表示されます。ちなみに、「置換」タブを表示するときは、[Ctrl]+[H]を押します。

おわりに

いかがでしたか?
Officeソフト全般で使える基本のショートカットキーと表計算ソフトを用いたデータ入力、集計作業で便利なショートカットキーをご紹介しました。
ショートカットキーに慣れるまでは大変かもしれませんが、使い慣れると作業効率が上がるはずです。ぜひ日々のOfficeソフトでの作業に取り入れてみてください。

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